Τετάρτη, 27 Ιουλίου 2016

Κανονισμός Λειτουργίας της Αρχής Προσφυγών ▁ ▂ ▃ ▄ ▅ ▆ ▇ █ ρύθμιση επιμέρους θεμάτων λειτουργίας της Αρχής Προσφυγών και ιδίως των Ανεξάρτητων Επιτροπών Προσφυγών Ν. 4375/2016.

Κανονισμός Λειτουργίας της Αρχής Προσφυγών, ρύθμιση επιμέρους θεμάτων λειτουργίας της Αρχής Προσφυγών και ιδίως των Ανεξάρτητων Επιτροπών Προσφυγών Ν. 4375/2016.
ΥΠΟΥΡΓΙΚΗ ΑΠΟΦΑΣΗ 3004 ΦΕΚ Β 2206/15.07.2016

Κανονισμός Λειτουργίας της Αρχής Προσφυγών.

Ο ΑΝΑΠΛΗΡΩΤΗΣ ΥΠΟΥΡΓΟΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΑΝΑΣΥΓΚΡΟΤΗΣΗΣ

   Έχοντας υπόψιν:

   1. Τις διατάξεις των άρθρων 41, 54 και 90 του Κώδικα Νομοθεσίας για την Κυβέρνηση και τα Κυβερνητικά Όργανα, που κυρώθηκε με το άρθρο πρώτο του Π.δ. 63/2005 (ΦΕΚ Α' 98), όπως ισχύουν.

   2. Τις διατάξεις του άρθρου 7 του Ν. 4375/2016 (ΦΕΚ Α' 51) «Οργάνωση και λειτουργία Υπηρεσίας Ασύλου, Αρχής Προσφυγών, Υπηρεσία Υποδοχής και Ταυτοποίησης, σύσταση Γενικής Γραμματείας Υποδοχής, προσαρμογή της Ελληνικής Νομοθεσίας προς τις διατάξεις της Οδηγίας 2013/32/ ΕΕ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου "σχετικά με τις κοινές διαδικασίες για τη χορήγηση και ανάκληση του καθεστώτος διεθνούς προστασίας (αναδιατύπωση)" (L180/29.6.2013), διατάξεις για την εργασία δικαιούχων διεθνούς προστασίας και άλλες διατάξεις», όπως αντικαταστάθηκε με το άρθρο 86 παρ. 8 του νόμου 4399/2016 (ΦΕΚ Α' 117).

   3. Τις διατάξεις του Π.δ. 24/2015 (ΦΕΚ Α' 20), «Σύσταση και μετονομασία Υπουργείων, μεταφορά της Γενικής Γραμματείας των Κοινωνικών Ασφαλίσεων».

   4. Τις διατάξεις του Π.δ. 73/2015 (ΦΕΚ Α' 116), «Διορισμός Αντιπροέδρου της Κυβέρνησης, Υπουργών, Αναπληρωτών Υπουργών και Υφυπουργών».

   5. Τις διατάξεις της με αριθ. Υ10/25.9.2015 απόφασης του Πρωθυπουργού «Ανάθεση αρμοδιοτήτων στον Αναπληρωτή Υπουργό Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης Ιωάννη Μουζάλα» (ΦΕΚ Β' 2109), όπως τροποποιήθηκε με την με αριθ. Υ144/11.4.2016 απόφαση του Πρωθυπουργού «Τροποποίηση απόφασης ανάθεσης αρμοδιοτήτων στον Αναπληρωτή Υπουργό Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης Ιωάννη Μουζάλα» (ΦΕΚ Β' 993).

   6. Τις διατάξεις της με αριθ. 9883/24-6-2016 κοινής υπουργικής απόφασης «Ορισμός του αριθμού των Ανεξάρτητων Επιτροπών Προσφυγών και του αριθμού των αναπληρωτών των μελών» (ΦΕΚ Β' 1862).

   7. Το από 6-7-2016 έγγραφο της Γενικής Επιτρόπου της Γενικής Επιτροπείας των Τακτικών Διοικητικών Δικαστηρίων, που υποδεικνύει τους Προέδρους και μέλη των Ανεξάρτητων Επιτροπών Προσφυγών, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 5 του νόμου 4375/2016 (ΦΕΚ Α' 51), όπως αντικαταστάθηκε με το άρθρο 86 του Ν. 4399/2016 (ΦΕΚ Α' 117).

   8. Την με αριθ. 2595/28-4-2016 (ΑΔΑ: 6ΗΩΔ465ΦΘΕ-ΙΙΡ) απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης περί Απόσπασης και Τοποθέτησης της Διοικητικής Διευθύντριας στην Αρχή Προσφυγών.

   9. Την με αριθ. 3003/15-7-2016 πρόταση της Διοικητικής Διευθύντριας της Αρχής Προσφυγών και της επιτροπής αποτελούμενης από τους προέδρους των Ανεξάρτητων Επιτροπών Προσφυγών, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 7 του Ν. 4375/2016 (ΦΕΚ Α' 51), όπως αντικαταστάθηκε με το άρθρο 86 του Ν. 4399/2016 (ΦΕΚ Α' 117).

   10. Το γεγονός ότι από τις διατάξεις της παρούσας απόφασης δεν προκαλείται δαπάνη σε βάρος του κρατικού προϋπολογισμού, αποφασίζουμε:

ΚΕΦΑΛΑΙΟ Α
ΓΕΝΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ

Άρθρο 1
Σκοπός του Κανονισμού

   Σκοπός του παρόντος Κανονισμού είναι η ρύθμιση επιμέρους θεμάτων λειτουργίας της Αρχής Προσφυγών και ιδίως των Ανεξάρτητων Επιτροπών Προσφυγών Ν. 4375/2016.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ Β
ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ ΤΗΣ ΠΡΟΣΦΥΓΗΣ - ΑΡΧΕΙΟ

Άρθρο 2
Υποβολή της προσφυγής

   1. Η προσφυγή κατατίθεται στο Περιφερειακό Γραφείο ή το Αυτοτελές Κλιμάκιο της Υπηρεσίας Ασύλου που επέδωσε την προσβαλλόμενη απόφαση.

   2. Με την κατάθεση της προσφυγής γίνεται άμεση καταχώριση των απαιτούμενων στοιχείων που περιέχονται στην προσφυγή από τον αρμόδιο για την παραλαβή της προσφυγής υπάλληλο της Υπηρεσίας Ασύλου στην ηλεκτρονική εφαρμογή ασύλου. Στην προσφυγή κατά της πρωτοβάθμιας απόφασης, ο προσφεύγων παραθέτει, πέρα από τα προσωπικά του στοιχεία, τους λόγους στους οποίους βασίζεται η προσφυγή του. Τυχόν προσκομιζόμενα έγγραφα θα πρέπει να κατατίθενται και σε ηλεκτρονική μορφή, όπου αυτό είναι εφικτό.

   3. Με την κατάθεση της προσφυγής, ο προσφεύγων ενημερώνεται αυθημερόν για την ημερομηνία συζήτησης της προσφυγής του καθώς και για την αρμόδια Επιτροπή Προσφυγών ενώπιον της οποίας θα συζητηθεί προσφυγή, δηλώνοντας και τη συναίνεσή του ή την εναντίωσή του για τη δημόσια συνεδρίαση της υπόθεσης του. Η Επιτροπή δύναται να αποφασίσει τη συζήτηση κεκλεισμένων των θυρών για την προστασία του προσφεύγοντος. Η ημερομηνία συζήτησης δύναται να αλλάξει, με απόφαση του Διευθυντή της Αρχής Προσφυγών, σε περιπτώσεις που χρήζουν κατά προτεραιότητα συζήτηση δυνάμει των διατάξεων του Ν. 4375/2016 και του παρόντος Κανονισμού. Με την υποβολή της προσφυγής, επιδίδεται στον προσφεύγοντα αντίγραφο της πράξης κατάθεσης της προσφυγής.

   4. Σε περίπτωση προβλήματος της ηλεκτρονικής εφαρμογής ασύλου σχετικό με την καταχώριση των προσφυγών, αυτές αποστέλλονται στην Αρχή Προσφυγών αυθημερόν με τηλεομοιοτυπία ή άλλο πρόσφορο τρόπο. Το πρωτότυπο της προσφυγής και τα οποιαδήποτε συνημμένα σε αυτήν έγγραφα, μαζί με τον πλήρη φάκελο του πρώτου βαθμού, διαβιβάζονται στην Αρχή Προσφυγών αμελητί, το αργότερο δε εντός δέκα (10) εργασίμων ημερών από την υποβολή τους στα Περιφερειακά Γραφεία της Υπηρεσίας Ασύλου.

Άρθρο 3
Παραλαβή της προσφυγής - Τήρηση Αρχείου

   1. Για κάθε προσφυγή τηρείται φάκελος στην Αρχή Προσφυγών.

   2. Στην Αρχή Προσφυγών τηρείται αρχείο, τόσο σε φυσική όσο και σε ηλεκτρονική μορφή, στο οποίο διατηρούνται τουλάχιστον τα ακόλουθα στοιχεία: (α) Το όνομα του προσφεύγοντος, (β) ο αριθμός του προσωπικού φακέλου του προσφεύγοντος, ο οποίος τηρείται στην Αρχή Προσφυγών, (γ) ο αριθμός του ατομικού φακέλου και ο αριθμός της υπόθεσης του προσφεύγοντος, ο οποίος τηρείται στην Υπηρεσία Ασύλου, (δ) η ημερομηνία υποβολής της προσφυγής, (ε) η ημερομηνία δημιουργίας του προσωπικού φακέλου του προσφεύγοντος στην Αρχή Προσφυγών, (στ) η ημερομηνία αποστολής του πρωτοτύπου φακέλου από την Υπηρεσία Ασύλου στην Αρχή Προσφυγών, (ζ) τα στοιχεία του Προέδρου και των Μελών της Επιτροπής που θα εξετάσουν την προσφυγή, (η) η ημερομηνία συζήτησης της προσφυγής, (θ) η διενέργεια ή μη προφορικής ακρόασης, (ι) ο αριθμός απόφασης του β' βαθμού και (ια) ο αριθμός πρωτοκόλλου του αποδεικτικού επίδοσης της απόφασης του β' βαθμού στον προσφεύγοντα.

Άρθρο 4
Καθήκοντα Γραμματέων

   1. Οι Γραμματείς της Αρχής Προσφυγών έχουν ως κύριο αντικείμενο εργασίας την παροχή διοικητικής υποστήριξης στις Ανεξάρτητες Επιτροπές Προσφυγών.

   2. Ο Διευθυντής της Αρχής ορίζει με απόφασή του ένα (1) Γραμματέα για κάθε Ανεξάρτητη Επιτροπή Προσφυγών.

   3. Ο Διευθυντής της Αρχής ορίζει με απόφασή του ένα (1) Γραμματέα ως υπεύθυνο για το συντονισμό της εργασίας των Γραμματέων, οι οποίοι ασχολούνται με την διαχείριση του Αρχείου της Αρχής Προσφυγών. Τηρουμένων πάντοτε των εκάστοτε γενικών ή ειδικών οδηγιών του Διευθυντή, ο αρμόδιος Γραμματέας φροντίζει δεόντως για: (α) την αποτελεσματική αρχειοθέτηση και ανάκτηση των φακέλων μέσω μιας ορθολογικής εσωτερικής οργάνωσης του αρχείου, (β) τη ρύθμιση της πρόσβασης στο αρχείο, (γ) την ασφαλή φύλαξη των φακέλων, οι οποίοι σε κάθε περίπτωση παραμένουν στην Υπηρεσία, (δ) την καταχώριση της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας, (ε) την προετοιμασία υλικοτεχνικής υποδομής για την προφορική διαδικασία, (στ) τη σύνταξη των πρακτικών των συνεδριάσεων των Επιτροπών Προσφυγών (ζ) την έγκαιρη δημιουργία των προσωπικών φακέλων των προσφευγόντων, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 4 του παρόντος Κανονισμού.

   4. Για κάθε προσφεύγοντα θα δημιουργείται προσωπικός φάκελος στο εξωτερικό του οποίου θα καταγράφεται το όνομα του προσφεύγοντος, η χώρα καταγωγής του, ο αριθμός του φακέλου με τα διακριτικά στοιχεία ΑΠ (Αρχή Προσφυγών). Στο φάκελο θα πρέπει να καταχωρούνται, κατά χρονολογική σειρά, όλα τα έγγραφα που αφορούν στην προσφυγή. Εν συνεχεία, ο φάκελος διαβιβάζεται στον Πρόεδρο της Επιτροπής.

   5. Η καταχώριση των εγγράφων καταγράφεται σε συγκεκριμένο έντυπο που θα βρίσκεται εντός του φακέλου. Στον προσωπικό φάκελο του προσφεύγοντος καταχωρούνται τουλάχιστον τα ακόλουθα: (α) η απόφαση της Υπηρεσίας Ασύλου, (β) αντίγραφο του αποδεικτικού επίδοσης της απόφασης της Υπηρεσίας Ασύλου, (γ) η προσφυγή και αντίγραφο του αποδεικτικού κατάθεσης της προσφυγής, (δ) τα συμπληρωματικά στοιχεία συμπεριλαμβανομένων και των εγγράφων υποστήριξης της προσφυγής που κατατίθενται στη Γραμματεία της Αρχής Προσφυγών σύμφωνα με το άρθρο 62 του Ν. 4375/2016 καθώς και το αποδεικτικό κατάθεσης αυτών των εγγράφων. Συμπληρωματικά έγγραφα και στοιχεία που κατατίθενται μετά την παρέλευση των προθεσμιών που ορίζει το ως άνω άρθρο παραλαμβάνονται με αίτηση του προσφεύγοντος και καταχωρούνται ως τη συζήτηση, (ε) αντίγραφο του δελτίου αιτούντος διεθνή προστασία, (στ) σε περίπτωση προφορικής ακρόασης του προσφεύγοντος, το πρακτικό ακρόασης ή το σχετικό ηχητικό αρχείο, (ζ) η απόφαση της Επιτροπής Προσφυγών, (η) αντίγραφο του αποδεικτικού επίδοσης της δευτεροβάθμιας απόφασης στον προσφεύγοντα και (θ) οποιαδήποτε άλλη σχετική με την προσφυγή αλληλογραφία. Στο έντυπο καταχώρισης εγγράφων σημειώνονται επίσης: Η ημερομηνία παραλαβής του φυσικού φακέλου του α' βαθμού από την Αρχή Προσφυγών. Η ημερομηνία παράδοσης του φακέλου της Αρχής Προσφυγών από τον Γραμματέα στον αρμόδιο Πρόεδρο της Επιτροπής. Η ημερομηνία παράδοσης της απόφασης από την Επιτροπή Προσφυγών στον Γραμματέα της Επιτροπής.

   6. Οι Γραμματείς έχουν την ευθύνη της πρόσκλησης των προσφευγόντων, σε περίπτωση ακρόασής τους από τις Επιτροπές ή της ενημέρωσης αυτών για νέα ημερομηνία συζήτησης της προσφυγής καθώς και της διαβίβασης με κάθε πρόσφορο μέσο των εκδοθεισών αποφάσεων καθώς και της επιστροφής του διοικητικού φακέλου στην Υπηρεσία Ασύλου, ήτοι στο αρμόδιο Περιφερειακό Γραφείο σε περίπτωση έκδοσης θετικής απόφασης και στην κεντρική Υπηρεσία Ασύλου σε περίπτωση έκδοσης απορριπτικής απόφασης ώστε να επιδοθούν στους προσφεύγοντες σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 40 του Ν. 4375/2016 και παράλληλα την κοινοποίησή τους στον Υπουργό Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης, στην Διεύθυνση Αλλοδαπών στο Αρχηγείο της Ελληνικής Αστυνομίας καθώς επίσης και στο Γραφείο της Ύπατης Αρμοστείας του ΟΗΕ για τους Πρόσφυγες στην Ελλάδα κατά το άρθρο 40 του Ν. 4375/2016.

Άρθρο 5
Καθήκοντα και αρμοδιότητες του Προέδρου και των μελών των Επιτροπών Προσφυγών

   1. Το έκθεμα υπογράφεται από το Διευθυντή της Αρχής Προσφυγών και καταρτίζεται από τη Γραμματεία βάσει των καταχωρήσεων των προσφυγών στην ηλεκτρονική εφαρμογή Ασύλου. Ο Πρόεδρος της Επιτροπής, μόλις παραλάβει το έκθεμα, το γνωστοποιεί στα υπόλοιπα μέλη της εγγράφως ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, γνωστοποίηση που επέχει θέση πρόσκλησης, προκειμένου να παραστούν στις συνεδριάσεις και διαμοιράζει τις υποθέσεις μεταξύ του ιδίου και των μελών της Επιτροπής.

   2. Οι Πρόεδροι των Επιτροπών μεριμνούν για την τήρηση των χρονοδιαγραμμάτων αναφορικά με την έκδοση αποφάσεων επί των προσφυγών που τίθενται από το Ν. 4375/2016, όπως ισχύει. Σε κάθε περίπτωση, οι Επιτροπές εκδικάζουν αυθημερόν το σύνολο των υποθέσεων που περιλαμβάνονται στο έκθεμα. Σε κάθε Επιτροπή προσδιορίζονται προς συζήτηση έως εκατό (100) υποθέσεις κάθε μήνα, και ο κάθε πρόεδρος και Μέλος χρεώνεται το ένα τρίτο (1/3) των υποθέσεων που συζητούνται στην Επιτροπή στην οποία συμμετέχει.

   3. Οι Γραμματείς υποχρεούνται να ενημερώνουν σε μηνιαία βάση το αρμόδιο τμήμα ή τους υπαλλήλους που θα υποδείξει ο Διευθυντής της Αρχής Προσφυγών για την πρόοδο των εργασιών των Επιτροπών τους. Για τον σκοπό αυτό χρησιμοποιούνται τυποποιημένοι πίνακες στοιχείων, όπως προβλέπονται στο άρθρο 4 παρ. 3 του Ν. 4375/2016.

Άρθρο 6
Συνεδριάσεις των Επιτροπών Προσφυγών και διαδικασία λήψης απόφασης

   1. Ο Πρόεδρος της Επιτροπής κηρύσσει την έναρξη και τη λήξη των συνεδριάσεων, και διευθύνει τη συζήτηση.

   2. Σε περίπτωση που διαπιστώνεται έλλειψη απαρτίας λόγω απουσίας μέλους της Επιτροπής, ο Διευθυντής της Αρχής Προσφυγών μεριμνά γα την αναπλήρωσή του με οποιονδήποτε πρόσφορο τρόπο.

   3. Αναβολή χορηγείται μόνο μία φορά για σπουδαίο λόγο κατά την κρίση της Επιτροπής. Σπουδαίο λόγο αποτελεί ιδίως η μη νόμιμη και εμπρόθεσμη κλήτευση του προσφεύγοντος και η έλλειψη διερμηνείας. Στην περίπτωση μη εμπρόθεσμης κλήτευσης του προσφεύγοντα, εάν αυτός παραστεί κατά την ημέρα διεξαγωγής της συζήτησης και δεν αντιλέγει, η συζήτηση διεξάγεται κανονικά.

   4. Σε κάθε συζήτηση υπόθεσης συντάσσεται πρακτικό με το αποτέλεσμα αυτής (συζήτηση ή αναβολή ή ματαίωση) και υπογράφεται από τον Πρόεδρο και το Γραμματέα.

   5. Η έναρξη των συνεδριάσεων των Επιτροπών Προσφυγών ορίζεται στις 09.30 π.μ.

   6. Κατά την συζήτηση των προσφυγών κατ' εξαίρεση, επιτρέπεται η παρουσία των αστυνομικών για τη φρούρηση προσφευγόντων που τελούν υπό κράτηση ή τη διαφύλαξη της τάξης στους χώρους των συνεδριάσεων, όταν αυτό κρίνεται αναγκαίο με απόφαση της Επιτροπής.

   7. Για τις προσφυγές που κατατίθενται στα Περιφερειακά Γραφεία Ασύλου ή Αυτοτελή Κλιμάκια Ασύλου εκτός Αττικής, η προφορική ακρόαση διεξάγεται είτε μέσω της φυσικής παρουσίας του προσφεύγοντος ενώπιον της αρμόδιας Επιτροπής Προσφυγών είτε μέσω τηλεδιάσκεψης, όπου τούτο είναι εφικτό. Το αρμόδιο Περιφερειακό Γραφείο Ασύλου μεριμνά για την ύπαρξη του κατάλληλου χώρου και τη λειτουργία του κατάλληλου εξοπλισμού τηλεδιάσκεψης, την καθορισμένη μέρα και ώρα που θα διεξαχθεί η προφορική ακρόαση.

   8. Κατά τη διενέργεια της προφορικής διαδικασίας, αυτή καταγράφεται ηχητικά. Στο τέλος της διαδικασίας, συντάσσεται από το Γραμματέα πρακτικό που υπογράφεται από τον Πρόεδρο της Επιτροπής, στο οποίο καταγράφονται η ημερομηνία και ο τόπος συνεδρίασης των Επιτροπών, η σύνθεσή τους, το ονοματεπώνυμο του προσφεύγοντος, το ονοματεπώνυμο του διερμηνέα ή ο κωδικός του καθώς και το ονοματεπώνυμο κάθε άλλου προσώπου νομίμως παρισταμένου στη διαδικασία, ο αριθμός φακέλου της προσφυγής, η γλώσσα στην οποία έγινε η προφορική ακρόαση και η πιστοποίηση ότι η διεξαγωγή της προφορικής διαδικασίας καταγράφηκε ηχητικά. Αν το ζητήσει ο προσφεύγων ή ο πληρεξούσιος δικηγόρος του, χορηγείται αντίγραφο του ηλεκτρονικού αρχείου που είναι καταγεγραμμένη η συνέντευξη ή και αντίγραφο της καταγραφείσας απομαγνητοφώνησης, μόλις αυτή ολοκληρωθεί.

   9. Οι προσφεύγοντες παρίστανται ενώπιον των Επιτροπών Προσφυγών στην προφορική διαδικασία, σύμφωνα με το άρθρο 62 παρ. 3 του Ν. 4375/2016 όπως ισχύει, αυτοπροσώπως ή μετά του πληρεξουσίου Δικηγόρου του ή άλλου συμβούλου, σύμφωνα με το νόμο.

   10. Κατά τη διεξαγωγή της προφορικής ακρόασης παρίσταται διερμηνέας που εξασφαλίζει την επικοινωνία των προσφευγόντων με την Επιτροπή. Εάν καθίσταται ανέφικτη η εξεύρεση διερμηνέα που να εξασφαλίζει την επικοινωνία των προσφευγόντων με την Επιτροπή, τότε δύναται να γίνει χρήση της μεθόδου της πολλαπλής διερμηνείας προκειμένου να εξασφαλιστεί στον προσφεύγοντα το δικαίωμά του να υποστηρίξει αποτελεσματικά τους ισχυρισμούς του.

   11. Σε κάθε περίπτωση αναβολής η υπόθεση εισάγεται πρόσθετη στο έκθεμα σε συγκεκριμένη ημερομηνία συζήτησης.

   12. Η προφορική ακρόαση διευθύνεται από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Προσφυγών. Ερωτήσεις υποβάλλονται από τον Πρόεδρο και τα μέλη της Επιτροπής Προσφυγών προς κάλυψη όλων των θεμάτων της εξεταζόμενης υπόθεσης. O δικηγόρος ή ο σύμβουλος του προσφεύγοντος μπορεί, στο τέλος της ακρόασης, να υποβάλει ερωτήσεις στον προσφεύγοντα για την παροχή τυχόν διευκρινίσεων επί της υπόθεσης. Επίσης, μπορεί να υποβάλει υπόμνημα εντός των νομίμων προθεσμιών.

   13. Ο Πρόεδρος και τα μέλη της Επιτροπής αναλαμβάνουν να μελετήσουν τις υποθέσεις που τους έχουν ανατεθεί και το μέλος της Επιτροπής που ορίστηκε ως εισηγητής της υπόθεσης οφείλει να προσκομίσει στην ημερομηνία που θα ορίσει ο Πρόεδρος για διάσκεψη της υπόθεσης και η οποία πάντως δεν μπορεί να απέχει περισσότερο από πέντε (5) ημέρες από τη συζήτηση της προσφυγής, συγκεκριμένη εισήγηση επί της ουσίας της υπόθεσης, την οποία παρουσιάζει στην Επιτροπή για λήψη απόφασης. Η Επιτροπή συνεδριάζει μυστικά χωρίς την παρουσία Γραμματέα, κατά τη διάσκεψη, προκειμένου να λάβει απόφαση επί της προσφυγής. Αν υπάρχει διαφωνία κατά την ψηφοφορία επικρατεί η γνώμη της πλειοψηφίας.

   14. Ο εισηγητής συντάσσει και παραδίδει το σχέδιο της απόφασης σε ηλεκτρονική μορφή στα υπόλοιπα μέλη προς πιθανή περαιτέρω επεξεργασία. Η γνώμη της μειοψηφίας μνημονεύεται στην απόφαση. Η απόφαση φυλάσσεται στο φάκελο.

   15. Οι αποφάσεις της Επιτροπής Προσφυγών υπογράφονται από τον Πρόεδρο και τα μέλη που συμμετείχαν στη συζήτηση κάθε προσφυγής και επιδίδονται σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 40 Ν. 4375/2016.

   16. Σε περίπτωση παραίτησης του προσφεύγοντος από την αίτηση διεθνούς προστασίας σύμφωνα με το άρθρο 47 του Ν. 4375/2016 η Επιτροπή συντάσσει πρακτικό κατάργησης της διαδικασίας συζήτησης.

Άρθρο 7
Καθήκοντα και αρμοδιότητες του Διευθυντή της Αρχής Προσφυγών

   Ο Διευθυντής της Αρχής Προσφυγών προΐσταται της Γραμματείας και φροντίζει για την εύρυθμη λειτουργία των Επιτροπών Προσφυγών. Στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων του, μπορεί να εκδίδει εσωτερικές εγκυκλίους που στοχεύουν στην αποτελεσματικότερη διαχείριση των θεμάτων που άπτονται της διοίκησης της Αρχής Προσφυγών.
Συντονίζει τους Γραμματείς για την γραμματειακή υποστήριξη των Επιτροπών και την παροχή διερμηνείας.
   Μεριμνά για την έκδοση του εκθέματος των Επιτροπών Προσφυγών.
   Μεριμνά για την τήρηση στατιστικών δεδομένων.
   Μεριμνά για την παροχή εκπαίδευσης στο προσωπικό της Αρχής Προσφυγών καθώς και στους Προέδρους και στα μέλη των Επιτροπών Προσφυγών,
Συνεργάζεται με την Ύπατη Αρμοστεία του Ο.Η.Ε. για τους Πρόσφυγες και τις ενημερώνει σχετικά με τη λειτουργία των Επιτροπών Προσφυγών.
Σε περίπτωση απουσίας του, ο Διευθυντής της Αρχής Προσφυγών αναπληρώνεται από τον αρχαιότερο υπάλληλο του κλάδου ΠΕ της Αρχής.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ Γ
ΛΟΙΠΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ

Άρθρο 8
Ωράριο Εργασίας - Συνεδριάσεων

   1. Η Αρχή Προσφυγών λειτουργεί κατά το ωράριο που ισχύει για τις Υπηρεσίες του Δημοσίου.

   2. Ανάλογα με τις εκάστοτε ανάγκες της Αρχής μπορεί να καθοριστεί ωράριο κατά βάρδιες για το σύνολο ή κατηγορίες εργαζομένων για ορισμένο ή αόριστο χρόνο ή άλλη μορφή ωραρίου σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία.

   3. Οι Επιτροπές Προσφυγών λειτουργούν σε όλη τη διάρκεια του έτους, πλην των επίσημων αργιών του Κράτους. Ειδικά, κατά την περίοδο του θέρους και κατά το χρονικό διάστημα από 15 Ιουλίου έως 31 Αυγούστου, καθώς και κατά την περίοδο των εορτών των Χριστουγέννων και του Πάσχα οι Επιτροπές θα λειτουργούν σε Τμήματα Διακοπών, που θα προσδιορίζονται εκάστοτε με απόφαση των Προέδρων. Οι συνεδριάσεις διεξάγονται σε χώρους που διατίθενται από την Αρχή Προσφυγών από τις 9:00 έως τις 15:00, με δυνατότητα επέκτασης του ωραρίου αυτού από την Επιτροπή όταν αυτό κρίνεται αναγκαίο για την ολοκλήρωση της συζήτησης των υποθέσεων της ημερήσιας διάταξης.

Άρθρο 9
Θέματα εμπιστευτικότητας - δεοντολογίας

   Για κάθε πρόσωπο που απασχολείται στην Αρχή Προσφυγών, ισχύουν αναλόγως τα άρθρα 49 και 65 Ν. 4375/2016.

Άρθρο 10
ΚΛΗΡΩΣΗ (Ν. 4375/2016 ΑΡΘΡΟ 5 ΠΑΡ. 5)

   Την κλήρωση σύνθεσης των Ανεξάρτητων Επιτροπών Προσφυγών διεξάγει ο Διοικητικός Διευθυντής στην έδρα των Επιτροπών, κατόπιν πρόσκλησης των μελών όλων των Ανεξάρτητων Επιτροπών Προσφυγών. Η κλήρωση διεξάγεται ενώπιον των μελών ως εξής: Σε μία κληρωτίδα εισάγονται τα ονόματα των αρχαιοτέρων δικαστικών λειτουργών που υποδείχθηκαν από την Γενική Επίτροπο της Γενικής Επιτροπείας των Τακτικών Διοικητικών Δικαστηρίων (τακτικών μελών) ο αριθμός των οποίων ισούται με τον αριθμό των Επιτροπών.
   Σε δεύτερη κληρωτίδα εισάγονται τα υπόλοιπα ονόματα των δικαστικών λειτουργών που υποδείχθηκαν από την Γενική Επίτροπο της Γενικής Επιτροπείας των Τακτικών Διοικητικών Δικαστηρίων (τακτικών μελών).
   Σε τρίτη κληρωτίδα εισάγονται τα ονόματα των τακτικών μελών που υποδείχθηκαν από την ΥΑ/ΟΗΕ.
   Ο Διοικητικός διευθυντής ανασύρει ένα όνομα από κάθε κληρωτίδα. Οι κληρωθέντες θα συγκροτήσουν την πρώτη Επιτροπή. Εν συνεχεία με τον ίδιο τρόπο προκύπτει η σύνθεση των υπολοίπων επιτροπών Ο Γραμματέας τηρεί πρακτικό κλήρωσης το οποίο υπογράφεται από τα παρόντα μέλη και το Διευθυντή. Το πρακτικό διαβιβάζεται στον Υπουργό για την έκδοση υπουργικής απόφασης συγκρότησης των Επιτροπών σύμφωνα με το άρθρο 5 παρ. 3 Ν. 3475/2016.

Άρθρο 11
ΑΝΑΠΛΗΡΩΣΕΙΣ

   Σε περίπτωση κωλύματος ενός μέλους καλείται να τον αναπληρώσει ο αναπληρωτής.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ Δ
ΤΕΛΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ

Άρθρο 12

   Επιμέρους τεχνικά, λεπτομερειακά ή λειτουργικά ζητήματα που τυχόν δεν ρυθμίζονται στον παρόντα Κανονισμό, ρυθμίζονται με αποφάσεις και εγκυκλίους του Διευθυντή της Αρχής Προσφυγών.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ Ε
ΜΕΤΑΒΑΤΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ

Άρθρο 13

   Τα παραπάνω εφαρμόζονται αναλόγως για τις επιτροπές της παραγράφου 80 παρ.2 του Ν. 4375/2016 και σύμφωνα πάντα με τις διατάξεις του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας

Άρθρο 14
Έναρξη ισχύος

   Η ισχύς της παρούσας απόφασης αρχίζει από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.

   Η απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.